viernes, 8 de octubre de 2010

HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN INTERNA

Todo lo relacionado con la vida de la empresa (actividades, evolución, retos, políticas de empleo, de conciliación, etc.) es de máxima importancia para las personas que la integran. Por eso, la comunicación interna es indispensable en todas las compañías y debe ir en todas direcciones: de arriba abajo (desde la dirección) y de abajo arriba (hacia la dirección), lateral (entre distintos puestos) e incluso diagonal (entre distintos departamentos o niveles).
Las empresas cuentan con múltiples herramientas de comunicación interna que permiten dirigirse a su público objetivo, esto es, los trabajadores y trabajadoras de la compañía, independientemente de su categoría profesional o puesto. La coherencia en los mensajes, la credibilidad y la participación son los factores que hay que tener en cuenta a la hora de implementar cualquiera de ellas. La comunicación personal (reuniones, entrevistas, grupos de mejora, etc.) sigue siendo la herramienta de comunicación interna más importante y de aplicación en todas las organizaciones. La utilización de otras (boletines, Intranets, etc.) vendrá determinada, principalmente, por el tamaño de la empresa.
Las publicaciones internas (en forma de boletín, periódico o revista con una periodicidad determinada) informan principalmente sobre aspectos relacionados con la marcha de la empresa: nuevos proyectos, nuevos clientes o proveedores, alianzas o colaboraciones, etc.. Pero también en ellas caben otro tipo de contenidos, como por ejemplo reportajes o noticias relacionadas con el personal o espacios dedicados específicamente a su participación. En cualquier caso, conviene que en su preparación colabore, de modo directo o indirecto, el personal de la compañía, porque una publicación elaborada exclusivamente por sus responsables corre el peligro de alejarse de la realidad de quienes integran la organización y, por tanto, de no se tenida en cuenta como medio de información.
Los tablones informativos también son otro medio de comunicación interna muy extendido. Su ubicación es fundamental (es preciso facilitar al máximo su consulta) y sus contenidos (circulares, anuncios, hojas informativas, cursos de formación, etc.) deben permanecer actualizados ya que, en caso contrario, dejarán de consultarse y se perderá el interés en ese soporte. Los programas de sugerencias (a través de buzones, por ejemplo) son herramientas muy importantes en la comunicación ascendente (desde las y los empleados a la dirección). En ocasiones puede ser conveniente respetar el anonimato en las sugerencias, pero siempre se deberá ofrecer un compromiso de respuesta que garantizará su efectividad.
También en el ámbito de la comunicación ascendente, cada vez más están adquiriendo relevancia otras herramientas como las encuestas de clima laboral y los manuales de acogida. Las encuestas de clima laboral permiten conocer la opinión de los trabajadores y trabajadoras de la empresa sobre diferentes aspectos: el trabajo en sí mismo, la política de la empresa, el estilo de dirección, las condiciones laborales, el desarrollo profesional, la formación, e incluso la propia comunicación interna. Este tipo de encuestas deben ser confidenciales y, en función de sus resultados (que será comunicados a todo el equipo) se debe poner en marcha un plan de acción. El objetivo del manual de acogida es facilitar a las nuevas incorporaciones toda la información sobre la empresa en la que van a trabajar para favorecer así su integración. En él es posible dar cabida a múltiples contenidos: catálogo de productos y servicios, organigrama de la empresa, última memoria o informe de actividades, manual de procedimientos, etc..
En los últimos años, y gracias al aumento del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en las empresas, se han extendido como herramientas de comunicación interna el correo electrónico y las Intranets (redes internas de comunicación en las que se pueden integrar todos los soportes apuntados). Pero todas las ventajas que aportan (volumen de información que puede soportar, rapidez y facilidad de consulta, gestión y repuesta, etc.) se pueden ver reducidas si el acceso a ellas no es generalizado. No sirve de nada disponer de una Intranet a la que sólo accede una parte del equipo o no se utiliza con frecuencia. Por eso, resulta conveniente combinarlos con las herramientas tradicionales.


Ejemplo de memorandum


Lic. Carlos Salvatierra Montano
Gerente de Relaciones Industriales
Presente


Le comunico que durante el período del 10 al 31 de marzo próximo, se deberá revisar el Contrato Colectivo de Trabajo con los integrantes del Comité Ejecutivo de la Sección XXIV del Sindicato de Trabajadores de la República Mexicana, por lo que, deberá tener contemplado las estrategias de incremento de sueldo y prestaciones, previa consulta con el suscrito.

Atentamente

El Gerente de Planta Suroeste
Ing. Armando Astudillo Ruiz

No hay comentarios:

Publicar un comentario